Jak jsme ve firmě Blueroad přestali používat klasické klíče
Jak jsme ve firmě Blueroad přestali používat klasické klíče
Podívejte se, jak v našich skladech a kancelářích používáme chytré kliky, zámky a systém TTLock a co nám bezklíčový vstup přinesl v každodenním provozu.
Proč jsme klasické klíče nahradili systémem TTLock?
Mnoho firem stále funguje podobně jako před dvaceti lety. Zaměstnanci nosí svazky klíčů, při nástupu nového kolegy se vyrábí další kopie a při ztrátě klíče je nutné řešit, kdo se kam dostane a zda není potřeba vyměnit cylindrickou vložku.
Ve společnosti Blueroad jsme se rozhodli jít jinou cestou. Chytrými klikami, zámky a systémy pro bezklíčový vstup se zabýváme řadu let, a proto jsme je chtěli důkladně prověřit také ve vlastním každodenním provozu.
Většinu našich skladových a kancelářských prostor jsme postupně převedli na systém TTLock. Pro běžný pohyb po firmě už dnes klasické klíče prakticky nepotřebujeme.
Kde sídlíme a proč jsme začali řešit správu přístupů
Naše provozovna se nachází v bývalém areálu Vitany v Prostějově. Jde o rozsáhlý průmyslový komplex, ve kterém sídlí více společností a různých provozů.
V budově se běžně pohybují zaměstnanci jednotlivých firem, návštěvy, dodavatelé i kurýři. Chtěli jsme proto mít jistotu, že se do našich skladů a kanceláří dostanou pouze oprávněné osoby.
Současně se naše firma postupně rozrůstala. S každým novým kolegou přibývaly další klíče, které bylo nutné nechat vyrobit, předat a později případně vyžádat zpět.
Dříve byl postup vždy stejný:
- nastoupil nový zaměstnanec,
- bylo nutné zajít do zámečnictví,
- nechala se vyrobit další sada klíčů,
- při odchodu zaměstnance se řešilo jejich vrácení.
Největším problémem nebyla samotná cena klíčů, ale čas, organizace a přehled o tom, kolik kopií existuje a kdo je má k dispozici.
Hlavní vstup: když nelze nainstalovat vlastní chytrou kliku
První komplikací byl hlavní vstup do budovy. Tyto dveře využívají také ostatní nájemci objektu, takže jsme na ně nemohli nainstalovat vlastní chytrou kliku ani chytrý zámek.
Řešení jsme našli v chytré schránce na klíče. Uvnitř jsou uložené klíče od společných dveří a zaměstnanec schránku otevře pomocí PIN kódu, čipu nebo otisku prstu.
Po vyzvednutí klíče projde do budovy a následně jej vrátí zpět do schránky. Přístup ke společným dveřím tak máme pod kontrolou, aniž bychom zasahovali do společných částí objektu.
Chytrá schránka na klíče se hodí všude tam, kde nelze upravit společné dveře, ale současně potřebujete bezpečně sdílet jeden fyzický klíč mezi více oprávněnými osobami.
Jak máme zabezpečené sklady a kanceláře
Jednotlivé prostory jsme vybavovali postupně podle typu dveří, způsobu využití a toho, kdo do nich potřebuje vstupovat.
Hlavní expediční sklad
Hlavní sklad, ve kterém uchováváme většinu zboží a připravujeme objednávky k expedici, je zabezpečen chytrou klikou TTLock H1.
Oprávnění zaměstnanci se dovnitř dostanou bez klasického klíče a jejich přístup můžeme spravovat přímo v systému TTLock.
Velký sklad
Také na vstupu do velkého skladu používáme chytrou kliku TTLock H1. Zaměstnanci mohou podle nastaveného oprávnění vstupovat pomocí:
- otisku prstu,
- PIN kódu,
- čipu,
- mobilní aplikace.
Hlavní kancelář
Na vstupu do kanceláře jsme rovněž zvolili chytrou kliku H1. Oprávnění zaměstnanci mají přístup prostřednictvím systému TTLock a nemusí nosit další samostatný klíč.
Boční vstup do kanceláře
Pro boční vstup jsme vybrali chytrý cylindrický zámek TTLock L2. Toto řešení nám umožnilo zachovat původní dveře a současně získat výhody elektronické správy přístupů.
Sklad klik a příslušenství
V tomto prostoru skladujeme chytré kliky, jejich příslušenství a další část sortimentu. Vstup je zabezpečen cylindrickým zámkem L2.
Sklad vratek a obalového materiálu
Prostor určený pro vratky, obaly a materiál potřebný k expedici jsme zabezpečili chytrou klikou HD1.
Přestože nejde o hlavní sklad, i zde chceme mít kontrolu nad přístupy a možnost oprávnění jednoduše spravovat.
Všechny chytré kliky a zámky spravujeme na jednom místě
Jednou z největších výhod systému TTLock je pro nás centrální správa. Jednotlivé chytré kliky a zámky vidíme v jednom rozhraní a nemusíme řešit samostatný klíč pro každé dveře.
Na jednom místě máme přehled o:
- připojených klikách a zámcích,
- stavu baterií jednotlivých zařízení,
- uživatelích a jejich oprávněních,
- historii vstupů,
- spárovaných čipech,
- vytvořených PIN kódech,
- časově omezených přístupech.
Když nastoupí nový kolega, během několika minut mu vytvoříme potřebné oprávnění. Nemusíme vyrábět další klíče ani organizovat jejich předání.
Pokud zaměstnanec firmu opustí nebo už přístup do určitého prostoru nepotřebuje, jeho oprávnění jednoduše zrušíme.
Co se po zavedení bezklíčového vstupu změnilo
Největší rozdíl se projevil v každodenním provozu. Dříve jsme pravidelně řešili:
- zapomenuté nebo ztracené klíče,
- půjčování klíčů mezi kolegy,
- výrobu dalších kopií,
- vracení klíčů při odchodu zaměstnance,
- nejistotu, kdo má klíč od konkrétního prostoru.
Dnes zaměstnanci používají otisk prstu, PIN kód, čip nebo mobilní telefon. Každý má přístup pouze do prostor, které potřebuje ke své práci.
Pro vedení firmy je důležitý také přehled o tom, kdo a kdy do jednotlivých prostor vstoupil. Při změně pracovního zařazení lze oprávnění upravit bez výměny zámku a bez výroby nových klíčů.
Bezpečnost v průmyslovém areálu s více nájemci
Protože nesídlíme v samostatné budově, ale ve větším průmyslovém areálu, je pro nás přehledná správa přístupů obzvlášť důležitá.
Nejde o nedůvěru vůči ostatním nájemcům. Jde o běžnou ochranu firemního majetku, skladových zásob, dokumentů a vybavení.
Díky chytrým klikám a zámkům máme jistotu, že do našich prostor mohou vstupovat pouze osoby, které k tomu mají nastavené oprávnění. Přístup lze navíc kdykoliv změnit nebo zrušit bez zásahu do dveří.
Co plánujeme: výdejní prostory pro balíky a zásilky
Bezklíčový přístup chceme v našem provozu dále rozšiřovat. Aktuálně připravujeme uzamykatelné výdejní prostory pro balíky a zásilky, které budou sloužit zaměstnancům i přepravním společnostem.
Kurýr bude moci získat jednorázový nebo časově omezený PIN kód a otevřít pouze konkrétní výdejní prostor. Do ostatních částí skladu nebo kanceláří se nedostane.
Plánujeme také samostatné sběrné místo pro menší zásilky. Díky němu budeme moci bezpečně přijímat balíky i v době, kdy se pracovníci expedice právě nenacházejí na místě.
Vyplatí se chytré kliky ve firmě?
Z naší vlastní zkušenosti ano. Největší výhody chytrých klik a bezklíčového vstupu nespočívají pouze v pohodlném odemykání, ale především v jednodušší správě uživatelů a firemních prostor.
V našem provozu jsme zaznamenali zejména tyto přínosy:
- odpadla pravidelná výroba nových klíčů,
- zrychlil se nástup nových zaměstnanců,
- přístupy lze okamžitě změnit nebo odebrat,
- máme přehled o historii vstupů,
- každý zaměstnanec se dostane pouze do určených prostor,
- zvýšila se ochrana skladů a kanceláří,
- každodenní odemykání je pohodlnější.
Po několika letech používání si už návrat ke klasickému systému svazků klíčů neumíme představit.
Nejčastější otázky o chytrých klikách ve firmě
Jak funguje bezklíčový vstup pro zaměstnance?
Zaměstnanec může dveře podle použitého zařízení odemknout otiskem prstu, PIN kódem, čipem nebo mobilní aplikací. Správce mu předem nastaví, ke kterým dveřím má přístup a případně také v jakém čase.
Co se stane, když zaměstnanec odejde z firmy?
Jeho uživatelské oprávnění lze v systému zrušit. Není nutné čekat na vrácení všech klíčů ani měnit zámek kvůli obavě, že existuje další kopie.
Lze nastavit přístup jen do některých místností?
Ano. Každému uživateli lze přiřadit pouze dveře, které potřebuje ke své práci. Skladník tak může mít přístup do skladu, zatímco administrativní pracovník pouze do kancelářských prostor.
Lze vytvořit dočasný přístup pro kurýra nebo externistu?
Ano. Pro návštěvu, servisního technika, dopravce nebo externí firmu lze vytvořit jednorázový či časově omezený PIN kód. Po skončení nastavené platnosti přístup přestane fungovat.
Je nutné vyměnit celé dveře?
Ve většině případů ne. Podle konstrukce dveří lze použít chytrou kliku nebo chytrý cylindrický zámek. Vhodné řešení je vždy potřeba vybrat podle typu dveří, rozměrů a požadovaného způsobu odemykání.
Bezklíčový vstup jsme si ověřili ve vlastním provozu
Pokud řešíte zabezpečení firmy, skladu, kanceláře, provozovny nebo ubytovacího zařízení, doporučujeme posuzovat chytré kliky nejen podle pohodlí při odemykání.
Stejně důležitá je možnost spravovat jednotlivé uživatele, vytvářet časově omezené přístupy, kontrolovat historii vstupů a okamžitě reagovat na personální změny.
My jsme si tyto výhody ověřili při každodenním provozu našich vlastních skladů a kanceláří.
Chcete bezklíčový vstup také ve své firmě?
Pomůžeme vám vybrat chytrou kliku, zámek nebo schránku na klíče podle typu dveří, počtu uživatelů a způsobu využití prostoru.
